Onlineshops und die Aufbewahrungspflicht

Als Onlinehändler muss man sich darüber im Klaren sein, dass die allgemeinen Aufbewahrungspflichten von Dokumenten gelten. Die Regelungen haben Experten jetzt zusammengefasst. Tanya Stariradeff, Rechtsexpertin bei Trusted Shops, erklärt, dass aufbewahrungspflichtig unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungs-Bilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind.

Für den Online-Versandhandel seien vor allem die Handels- beziehungsweise Geschäfts-Briefe und Buchungsbelege von Bedeutung. Hierzu werden erfasst: Papierdokumente wie Briefe und Faxe, Elektronische Nachrichten, wie E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular. Auch Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems sind aufzubewahren. Buchungsbelege, also die Rechnungen über den Kaufpreis bei einer Online-Bestellung, müssen in einer Kopie aufbewahrt werden. Unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt werden.

Zu den Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefen zählen Korrespondenzen, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dienen. Sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe müssen aufbewahrt werden, erklärt Tanya Stariradeff. Beispiele hierfür sind: die Eingangsbestätigung und die Auftragsbestätigung, die Kopie des Lieferscheins und des Frachtbriefes, die Wiedergabe der Versandanzeigen und Schreiben, die die Vertragsabwicklung betreffen.

Keine Aufbewahrungspflicht besteht hingegen, wenn der Kaufvertrag nicht zustande kommt. Das gilt auch für Nachrichten mit einem reinen Werbecharakter, wie zum Beispiel Newsletter, sowie bei Unterlagen ohne Bezug zu einem konkreten Handelsgeschäft oder ohne Bedeutung für die Besteuerung.

Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Bei der Lagerung müssen die Dokumente lesbar bleiben und entsprechend geschützt sein. Für Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe reicht auch die Aufbewahrung einer bildlichen Wiedergabe, zum Beispiel in Form einer gescannten Kopie. Dann muss aber der Inhalt maschinell ausgewertet werden können.

Die Experten raten, auf eine elektronische Archivierung umzustellen, wo es zulässig ist. Diese ist vor allem kostengünstig, da keine Lagerkosten anfallen, und effektiv, da die benötigte Dokumente schnell auffindbar sind.

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